Problem:
In Exchange 2013 werden Abwesenheitsnotizen / Out of Office Nachrichten nur an Exchange interne Empfänger zugestellt, jedoch nicht nach extern.
Ursache:
Die Ursache ist ein Fehler / Designfehler in Microsoft Exchange, der bereits seit der Version 5.5 besteht und seitens Microsoft bis heute nicht korrigiert wurde. Abwesenheitsnotizen werden mit leerem "FROM" / Absenderfeld verschickt. Heutige Spamfilter erkennen dieses leere Absender-Felder als Spam und lassen einen Versand nicht zu. Somit werden diese Emails von unserer Spam-Firewall zum Versand blockiert.
Ebenso filtern sehr viele der heutigen AntiSpam-Lösungen Emails mit leerem FROM Feld auch bei eingehenden EMails raus, so dass ein erfolgreicher Versand dieser Email bei den meisten Empfängern im Spam-Ordner landen würde oder die Annahme komplett verweigert wird.
Lösung:
Verwenden Sie Outlook / Exchange-Regeln für den Versand dieser Nachrichten.
Erstellen Sie in Outlook eine neue Regel, benennen Sie diese "Out of Office"
Klicken Sie auf "Weiter"
Sie können den nächsten Schritt entweder überspringen, damit die automatische Antwort an alle Email-Empfänger gesendet wird. Oder noch weitere Bedingungen hinzufügen wie z.B. "die nur an mich gesendet wurde"
Klicken Sie auf "Weiter"
Wählen Sie nun im nächsten Schritt die Option "diese vom Server mit einer Nachricht beantworten". Setzen Sie dort den Haken und klicken Sie unten im Feld auf "einer Nachricht", damit Sie die Nachricht verfassen können.
Im nächsten Schritt können Sie noch Ausnahmen definieren. z.B. die Option "außer es ist eine automatische Antwort"
Klicken Sie auf "Weiter"
Geben Sie der Regel noch einen Namen und klicken Sie auf "Fertig stellen"